8 consejos fundamentales para tener una entrevista de requisitos exitosa

Ya sea que lo hagamos como freelancer o como líder del proyecto para alguna empresa siempre el primer paso en la elaboración de un proyecto, sitio web o sistema es la famosa entrevista con el cliente. Este proceso es un tanto conflictiva las primeras veces, si lo sabré yo, porque es cuando nos dedicamos a escuchar y entender qué es lo que quiere el cliente, pero muchas veces va a pasar que el cliente tiene en mente una cosa, y nosotros entendemos otra, o al contrario, el cliente cree que lo que quiere es algo sencillo cuando en realidad no es así.

Por el les traigo consejos sobre cómo tratar al cliente en la entrevista de requisitos, tratando de generalizar los vastos tipos de clientes que hay, haciendo mucho más amena la conversación y obteniendo nuestro fin máximo, que es entender exactamente qué es lo que quiere nuestro cliente.

Un ejemplo de lo que el usuario quiere con lo que nosotros pensamos que quiere

Ir con la mente abierta

No hay nada mejor que ir a una entrevista de requisitos, o una reunión con el cliente que con la mente abierta, y con mente abierta me refiero a esperar cualquier tipo de situación en la conversación. De esto depende muchas cosas, por ejemplo, saber escuchar al cliente, saber preguntar, saber responder y sobre todo saber hacerle ver al cliente que quizá somos la solución a su problema.

No ir con la mente abierta hace que vayamos con una idea concebida de lo que le vamos a preguntar, lo que va a pasar, lo que él tiene que responder y cómo puede terminar todo el asunto, lo cuál nos cierra mucho en la forma de obtener la confianza de un cliente, pero sobre todo, en la posibilidad de que nos elija para trabajar.

No hablar a nivel muy técnico

No siempre la persona va a saber explicar lo que quiere a nivel técnico, ni le importa, lo que quiere es que haga determinadas tareas su sistema, sitio web, proyecto, etc. Si nosotros nos dedicamos a hablar a un nivel muy técnico causamos que el cliente se sienta incómodo porque a lo mejor no entiende todo y será mucho más difícil hacer que se sienta en confianza para expresar como él pueda lo que quiere.

Suena algo muy radical pero entre más hablemos con “bolitas y palitos” o con un lenguaje sumamente sencillo más fácil será para nosotros entender lo que el cliente quiere decir y además explicarle lo que tenemos que hacer.

No dar por hecho la facilidad o dificultad del proyecto

Ningún proyecto es fácil cuando tienes encima una fecha límite de entrega o un jefe con un mal genio. Es muy común que el cliente de un panorama de lo que quiere que hagamos y de inmediato pensemos en el código, las imágenes, etc., sin embargo no pensamos que por ejemplo necesitamos que el cliente o uno de sus socios nos envié información, o a lo mejor sufrimos un imprevisto en el proceso de desarrollo, o le entendimos que quería un botón, pero a l momento de las revisiones resulta que quería un botón que calculara la masa del Sol.

No demos por sentado que el proyecto que nos están proponiendo va a ser fácil o difícil, tampoco que la persona con la que vamos a trabajar va a estar encima de nosotros todos los días, o lo vamos a ver cada mes, porque estamos asumiendo ya muchas circunstancias sin siquiera haber entendido todos los detalles que implica hacer el proyecto.

Reunirse en un lugar sin distracciones

Es una mala idea reunirse en tu escuela o en su trabajo, o siquiera en un café donde sabes que inevitablemente vas a encontrarte a alguien.Tampoco es que se vean a escondidas pero yo recomiendo que la reunión sea en un lugar tranquilo donde ambos se sientan cómodos y obtengan la mínima distracción posible, ya que es sumamente irritante estar en un lugar con mucho ruido y tener que pedir que nos repitan ciertas partes de la plática.

Lleva algo donde anotar

Suena cómico pero suele pasar que olvidemos detalles tan diminutos en la entrevista que en el desarrollo puede hacernos perder tiempo como el ejemplo del botón para calcular la masa del Sol. Es sumamente importante que en las entrevistas llevemos algo para anotar las ideas importantes o los detalles de lo que quiere incluir el cliente en el proyecto, también como un factor para reclamarle en caso de que quiera agregar nuevas características sin siquiera haber concluido un ciclo de desarrollo, caso que se estipula en el contrato pero que sirve bien para recordar todo lo que tenemos que incluir y no perder de vista nada.

Preguntar hasta no tener dudas

De nuevo, nosotros empezamos a pensar en código de forma instantánea sin llegar a entender todo el problema que nos están planteando, y por ende damos muchas cuestiones solucionadas. Nunca hay que dar por hecho algo que no nos dijo el cliente, por tal motivo no deberíamos dejar de preguntar sobre lo que debe o no debe hacer el sitio, proyecto, sistema, etc.

A nivel técnico quizá no debamos abundar tanto por las mismas razones que ya hablamos, eso depende de nosotros, pero en cuanto a requisitos funcionales no nos debe quedar ninguna duda sobre lo que quiere el cliente que hagamos.

No dar un costo final al momento

También es muy típico que el cliente nos pregunte por un costo del proyecto, o que ya vengamos con un estimado, cuando no hemos calculado en realidad nada. Los requisitos nos sirven para entender lo que el cliente quiere, pero no sirve para que en una o dos horas ya sepamos cuánto le va a costar. El costo se estima cuando se sabe cómo, cuando, dónde, qué del sistema o proyecto web, cuando tienes ya estimado el tiempo que te va a llevar hacerlo, el número de personas que te van a ayudar, tus descansos, la investigación, etc.

El cliente va a querer al menos un estimado porque también no sabe qué tan caro cobramos (por lo general el cliente cree que le va a salir extremadamente barato, casi regalado el proyecto), si ya hemos realizado trabajamos similares podremos darle un estimado, pero si es la primera vez que hacemos algo como lo que nos piden es mejor decirle que nos de tiempo para darle el presupuesto.

No perder el control

Les pongo la situación. El cliente quiere cree que quiere un círculo cuando nosotros sabemos que quiere un cuadrado, le hacemos ver que quiere un cuadrado pero el cliente nos entiende que quiere un triángulo e insiste en decir que quiere un círculo, es decir, estamos ante la situación de un cliente necio que cree saber lo que quiere pero en realidad no.

Si ya les tocó esto o no sabrán que es una situación difícil porque pone a prueba nuestra paciencia. Lo más importante es no perder el control y mejor buscar una nueva forma de explicarle al cliente lo que quiere o entender qué es lo que nos quiere decir porque si caemos en la situación de no entender nada o malinterpretar lo que nos está diciendo y nosotros lo que le decimos perderemos tiempo y ambos de un momento a otro se van a desesperar.

¿Qué problemas has tenido en las entrevistas de requisitos?