Consejos para organizar nuestros archivos

lunes, marzo 22, 2010
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archivosTener una buena organización de nuestros archivos es fundamental para mantener un orden y evitar que podamos perder algún documento importante, aún cuando ya SO como Windows implementan carpetas para distintos usos con archivos hay otras formas de organizar nuestra información y después del salto les voy a dar algunos consejos que a mí me han funcionado muy bien.

Organización por carpetas

La opción más simple y lógica de organizar nuestros archivos, sin embargo hay un arte para hacerlo y crear carpetas dentro de carpetas no es lo mejor que puedas hacer pues pierdes tiempo y espacio dando clics entre carpetas.

Lo mejor que puedes hacer es tener una carpeta principal y dentro de ella archivos relativamente importantes, después utiliza otra carpeta para archivos relacionados con los primeros pero más específicos, de esa forma tendrás a tu alcance primero archivos indispensables y en las subcarpetas archivos secundarios. La idea principal es que no tengas carpetas que sólo contengan otras carpetas.

Organización por tipo de archivo

Mi segundo consejo para ordenar archivos es organizarlos por tipo o extensión, Windows hace eso pero de forma general como Música, Descargas, Documentos, etc., útil pero insuficiente, por eso es bueno tener al menos una carpeta donde guardes archivos de un determinado tipo como imágenes, otra de archivos comprimidos, y de esa forma tendrás a tu alcance una carpeta de archivos relacionados a un programa, lo más seguro es que no pierdas esos archivos y recuerdes donde están sabiendo la extensión del mismo.

Organización por frecuencia

No es lo mismo tener archivos que ocupes muchas veces a tener archivos que ya no ocupes. Aunque sonaría lógico eliminar aquellos que ya no abrimos no todos hacen eso ya que suelen necesitarse en alguna ocasión.

Tener en un lugar los archivos que suelas usar frecuentemente como plantillas, diseños predeterminados, archivos que actualices a menudos, etc., reduce el tiempo de buscar entre archivos que no sueles utilizar mucho pues abres al instante los que si usas.

Organización por texto de inicio

Yo suelo hacer una organización por medio del nombre del archivo, generalmente lo cambio y al principio le coloco un texto para reconocer de que es el archivo seguido del nombre del archivo, por ejemplo escribir “tarea_” al principio de los archivos que tengan que ver con una tarea, no importando de que materia sea, con esto tienes una mejor visualización de tus archivos ya que al ordenarlos por nombre se acomodarán aquellos como tareas, trabajos, exámenes, etc., también es útil cuando usas el buscador del SO ya que basta con escribir el texto inicial para que todas las opciones te aparezcan.

Organización por uso

Podría sonar a lo mismo que la frecuencia pero no es lo mismo tener en una carpeta fotos de tus vacaciones y de tus salidas de trabajo. Tener organizado nuestro disco duro implica tener dividido archivos por áreas como trabajo, casa, amigos, etc. Este tipo de organización hace que sea fácil para ti trabajar en el área en la que te encuentres sin distraerte porque encontraste un archivo que no es de la área, porque al final no es lo mismo tener un archivo de estadísticas del mes junto con un archivo de una lectura de relajación ¿?

Conclusión

Sonarían raro estos consejos porque no ejercen gran habilidad o conocimiento para poder hacerlos pero si ayudan a tener un ambiente más ordenado ya que muchos son los que con el tiempo van guardando archivos y archivos y les cuesta trabajo buscarlos por la falta de organización.

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